Manual de Usuario - Reposición de tiempo laborado en jornada extraordinaria V.2

Procedimiento No. 10 Sistema Reposición tiempo laborado en jornada extraordinaria por personal permanente renglón presupuestario 011.

• Solicitud de Usuario
• Solicitud de tiempo extraordinario -EMPLEADO-
• Autorización de laborar tiempo extraordinario -JEFE INMEDIATO-
• Ingreso de Informe -EMPLEADO-
• Autorización -JEFE SUPERIOR-

Solicitud de Usuario

Solicitar usuario a traves de ticket, correo electrónico a ayudait@ine.gob.gt  

Enviar en el correo:

Nombre completo, correo institucional y jefe inmediato.

Colocar en el navegador (Chrome / Firefox) el enlace:   http://permisos.ine.gob.gt

Solicitud de tiempo extraordinario -EMPLEADO-

Pasos a seguir para solicitar laborar en tiempo extraordinario según Procedimiento No. 10: Reposición de tiempo laborado en jornada extraordinaria por personal permanente renglón 011, del Manual de Procesos de la Dirección Administrativa Departamento de Recursos.

Solicitud de tiempo laborado

• A continuación se muestra la página de inicio del sistema.
  

• Dar clic en la opción Permisos

• Se mostrará la vista principal del módulo de permisos.

• A continuación dar clic en la opción de Mis permisos, luego Mis Permisos
  
  
• Se muestra la pantalla principal de la opción mis permisos. 
  

• Dar clic en la opción de nuevo, para crear la solicitud de tiempo extraordinario laborado
  

• Automáticamente redirige a la pantalla donde se llenarán los campos solicitados para  la solicitud.

• Dar clic en tipo de permiso y seleccionar la opción de Horas Extras laboradas
  
  

  

  
  
• Llenar los campos solicitados en pantalla
  • Fecha:  Seleccionar la fecha en la que realiza o realizó la jornada de tiempo extraordinario.
    
    

    

  • Horas Personalizadas: Dar clic y colocar las horas en la que inició y finalizó el tiempo extraordinario.
    • Dar clic en Desde: hora en la que empezó el tiempo extraordinario  A: hora en la que finalizó el tiempo extraordinario.
      

      

      
      
  • Descripción: De las tareas realizadas en jornada de tiempo extraordinario.
    

    
    
    

    
    

ENVIAR NOTIFICACIÓN A JEFE INMEDIATO PARA APROBACIÓN

• Ya que los datos fueron ingresados correctamente, se selecciona en la parte derecha la opción de Actividades

• Luego desplegará una ventana con varias opciones, lo único que se tendrá que modificar es la opción de Asignar a: donde se debe colocar el nombre de su jefe inmediato.
  
  

  

  
  
• Ya ingresado el nombre de Jefe Inmediato dar clic en la opción Planificación
  

  

  
  
  
  
  

Autorización de laborar tiempo extraordinario -JEFE INMEDIATO-

Cuando el subordinado ingresa las solicitudes del tiempo laborado en horario extraordinario, el jefe inmediato tiene que aprobar dicha solicitud, por lo cual se realizan los siguientes pasos.

• Al ingresar al sistema se muestra la pantalla principal
  

• En la parte superior derecha aparece un botón con forma de reloj donde se mostrarán las notificaciones de cada una de las solicitudes de permisos que han enviado sus subordinados.
  
  

  

• Dar clic en el reloj para ver cada una de las solicitudes ingresadas.
  
  

  

• Al dar clic aparecerán todas las solicitudes que han ingresado los subordinados y que están pendientes de aprobar.
  
  

  

   
  
  

  Nota:

• No dar clic en la opción Aprobar, debido a que se saltará pasos del flujo. 

• Al dar clic en el nombre de subordinado aparecerá la siguiente pantalla. 

• En la parte superior derecha aparece la opción de actividades,  darle clic en la opción marcar como hecho, para que pueda enviarle un mensaje al subordinado que suba el informe.

• Al dar clic en marcar como hecho, aparece un cuadro donde se puede enviar un mensaje (opcional). Darle clic en el botón celeste ¡HECHO! PREPARE EL PRÓXIMO. Para continuar con la siguiente actividad. 

• Luego aparece la siguiente pantalla, dar clic en el botón donde dice Subir informe de actividades.   Para que se notifique al subordinado que ingrese el informe de actividades realizadas. 

• El único campo que deber ser modificado en esta pantalla es el de Asignar a;  donde se coloca el nombre del subordinado que solicitó el permiso. 
  

• Cuando ya esté todo correcto, dar clic en la opción Planificación para enviar la notificación al subordinado. 

Nota: 

Todas las notificaciones serán enviadas al correo institucional de cada uno de los usuarios. 

Ingreso de Informe -EMPLEADO-

• Para adjuntar el informe hay dos opciones:
  • Seleccionar la solicitud de tiempo extraordinario en el sistema
    • Al ingresar al sistema dar clic en la opción de Permisos->Mis permisos -> Mis permisos
      
      
      

      

      
      
      
      
  • En el correo que fue enviado darle clic en permisos para que redirija a la solicitud de reposición de tiempo extraordinario laborado. 

• En la pantalla de la solicitud del tiempo extraordinario, dar clic en la opción de adjuntar archivo. 

• Se despliega la ventana para seleccionar el archivo y se selecciona.  Dar clic en el botón Abrir. 

• Ya adjuntado el archivo, da una vista previa del mismo.

• En la parte inferior dar clic en Marcar como hecho, luego en la opción de ¡HECHO! PREPARE EL PRÓXIMO.

• Luego aparece la siguiente pantalla, dar clic en el botón Aprobación de informe por jefe superior, modificar únicamente el mensaje que dice: Asignada a:  y colocar el nombre de su Jefe superior. 

• Dar Clic en Planificación para que notifique a su jefe superior. 

Autorización -JEFE SUPERIOR-

Ya realizado todo el proceso de la solicitud, aprobar la solicitud y subir el informe, el jefe superior tendrá que verificar que se cumplieran cada una de las tareas realizando el siguiente procedimiento: 

• Al jefe superior le llega una notificación en el sistema en la parte superior derecha, donde aparece un reloj, dar clic en el reloj.

• Dar clic en la opción Permisos

• Aparecerán todas las solicitudes que estén pendientes de aprobar, dar clic en la solicitud deseada.  

Nota: 

No dar clic en la opción de aprobar, ya que se perderá el flujo de trabajo.

• Se muestra la pantalla con cada una de las acciones realizadas, donde ya fue verificado por el jefe inmediato, y se subió el informe, para que el jefe superior pueda aprobar o rechazar la solicitud. 
  
  
  
  
• Si el subordinado no cumple algún aspecto dar clic en la opción Rechazar, en la parte superior izquierda aparece la opción a la par de un botón azul.

• Si todo es correcto deberá Aprobar la solicitud de tiempo extraordinario, en la parte superior izquierda aparece la opción en un botón azul.

• En la parte inferior aparece la opción de Actividades, dar clic en la que dice Aprobación por JEFE SUPERIOR DE HORAS EXTRA.  Luego dar clic en Marcar como hecho y ¡HECHO! PREPARE EL PRÓXIMO. 

• Aparece una ventana, dar clic en la opción de Enviar a Recursos Humanos,  para notificar que si fue aprobada la solicitud de tiempo extraordinario 

• Dar clic en planificación para enviar el mensaje.

Fin del proceso de solicitud de tiempo extraordinario laborado.